Orchestra, de procesmotor van Odigos

Processen die lopen zoals ze getekend zijn

Orchestra voert je bedrijfsprocessen uit op basis van BPMN, de standaard voor procesmodellering die elke bedrijfskundige kent. Het diagram is geen documentatie achteraf, maar het proces zelf: elke taak, beslissing, koppeling en AI-stap loopt zoals hij is gemodelleerd.

Zo hoeft niemand te onthouden wat de volgende stap is, en kan geen stap ongemerkt worden overgeslagen.

Wat is Orchestra?

Elke organisatie heeft processen: een aanvraag die binnenkomt en beoordeeld moet worden, een opdracht die wordt ingepland en gefactureerd, een medewerker die in dienst komt. Meestal leven die processen in hoofden, mailboxen en spreadsheets. Wat de volgende stap is, hangt af van wie er toevallig aan werkt, en of een stap echt is gebeurd, zie je pas als er iets misgaat.

Orchestra legt zo'n proces vast als een model in BPMN: een diagram met stappen, beslismomenten en gebeurtenissen. En Orchestra voert dat model daarna ook echt uit. Elke keer dat het proces start, ontstaat een procesinstantie die de stappen in de getekende volgorde doorloopt: ze maakt taken aan voor mensen, roept andere systemen aan, laat AI een beoordeling doen en wacht op wat er van buiten komt.

Orchestra is daarmee het hart van Odigos. De andere onderdelen leveren de mensen, de schermen, de gegevens en de koppelingen waarmee het proces zijn werk doet, en laten zien hoe het loopt.

Hoe werkt Orchestra?

Een proces in Orchestra bestaat uit stappen, beslismomenten en gebeurtenissen, getekend in BPMN.

Een proces start via een formulier, een API-aanroep, een aangeleverd bestand, een wijziging in de data of een planning, ook op kalendermomenten als de laatste werkdag van de maand.
Eén proces kan meerdere ingangen hebben, zoals een klantportaal, een partner en de eigen binnendienst, die uitkomen in dezelfde vervolgstappen.
Stappen verbinden mensen (taken in Interact , schermen in Focus ), AI ( Delphi ) en je andere systemen (koppelingen via Hub en Backlog ).
Beslismomenten, parallelle subprocessen, timers en escalaties staan in hetzelfde model.
Midden in een proces kan Orchestra wachten op een gebeurtenis, zoals een bevestiging van een leverancier, en hervat dan alleen de procesinstantie waar die bij hoort.
Lopende processen blijven draaien op de versie waarop ze zijn gestart, zodat een nieuwe versie het werk niet onderbreekt.

Voorbeeld van een gemodelleerd proces

Een voorbeeld: een onderhoudsmelding

Een huurder meldt via een formulier op de website een lekkage. Orchestra start een procesinstantie en controleert eerst of het adres en het huurcontract kloppen. Een beslismoment bepaalt de route: bij spoed gaat er direct een taak naar de planner met een termijn van vier uur, anders komt de melding in de normale planning. Tegelijk stuurt het proces de huurder een bevestiging. Zodra de monteur de werkbon heeft afgerond, werkt het proces het onderhoudssysteem bij en sluit het de melding af. Blijft de werkbon langer liggen dan afgesproken, dan escaleert een timer naar de teamleider. Op elk moment is in StatusQuo te zien waar de melding staat.

Waarom Orchestra?

Afgedwongen processen. Iedereen werkt op dezelfde manier, en een stap gaat pas door als aan de voorwaarden is voldaan.
Fouten vooraf tegengehouden. Bij het opslaan weigert Orchestra ontwerpfouten, zoals een beslismoment zonder terugvalpad of een stap zonder vervolg, met uitleg over hoe het wel kan.
Regels op de gegevens. Centrale governance-regels toetsen invoer, procesovergangen en AI-uitvoer voordat het proces verdergaat.
Herstelbaar bij fouten. Per stap stel je herhaalpogingen en foutpaden in, en een stap die definitief faalt wordt herstelbaar werk in plaats van een stil proces.
Volledige audit trail. Elke stap en zijn uitkomst is terug te vinden in StatusQuo.

Beheer en uitrol

Je processen staan in BPMN, een open standaard, in je eigen omgeving en met versiebeheer. Je werkwijze blijft leesbaar en blijft van jou.
Kennis over hoe het werk hoort te gaan, zit in het proces in plaats van in hoofden. Een nieuwe collega volgt de stappen, en een terugkerende correctie leg je vast als regel.
Processen, formulieren en datastructuren worden vastgelegd in versiebeheer en gecontroleerd uitgerold van acceptatie naar productie.
Een planningsoverzicht toont per planning het volgende en laatste moment; je pauzeert, hervat of start een planning direct.
Met de procespauze zet je een proces per omgeving direct stil, bijvoorbeeld bij een storing in een gekoppeld systeem.
Procesgegevens staan in Dossier en zijn te exporteren of te koppelen aan dashboards.